Zuletzt aktualisiert: 2026-09-29
1. Wer wir sind und wer Ihre Daten verarbeitet
Diese Datenschutzerklärung gilt für den Online-Shop Akten Safe unter aktensafe.shop.
Akten Safe, Lindenstraße 47, 10115 Berlin, Deutschland, ist ein unabhängiger Fachhändler für sicheres Aktenmanagement mit persönlicher Kaufberatung. Wir sind ein unabhängiger Multi-Brand-Spezialist und kein offizieller Marken-Shop der bei uns geführten Marken wie Rexel, Rheita und HSM. Wir geben keine externen offiziellen Domains als diesen Store aus.
Betrieben wird die Verkaufsplattform von der BüroSicher Verwaltungs GmbH, einer unabhängigen Betreibergesellschaft für spezialisierten Bürobedarf mit Fokus auf Dokumentensicherheit und Arbeitsorganisation. Die BüroSicher Verwaltungs GmbH betreibt die Storefront als eigenständige Verkaufsplattform und verantwortet Betrieb, Sortimentspflege und Kundenservice, insbesondere:
- Betrieb und Pflege der Verkaufsplattform
- Sortimentsauswahl und Lieferantenkoordination
- Kundenbetreuung und Reklamationsabwicklung
Für den Datenschutz bedeutet das: Die BüroSicher Verwaltungs GmbH bestimmt Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung für den Betrieb von aktensafe.shop und ist verantwortliche Stelle. Das Team von Akten Safe setzt die Verarbeitung im Rahmen von Bestellabwicklung, Beratung und Support um. Der Shop wurde 2019 gegründet und bietet verlässliche Unterstützung vor und nach dem Kauf per E-Mail.
2. Welche Informationen Sie uns zur Verfügung stellen
Wir verarbeiten nur Daten, die für Einkauf, Beratung und Betrieb erforderlich sind:
- Kontakt- und Identitätsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer soweit angegeben, Postanschrift für Lieferung und Rechnung.
- Bestell- und Kontodaten: bestellte Artikel, Mengen, Lieferwünsche, Mitteilungen an uns, sowie – sofern ein Kundenkonto angeboten wird – Login-Daten.
- Beratungs- und Supportanfragen: Inhalt Ihrer E-Mails, einschließlich Bestellnummer sofern vorhanden und kurzer Anliegenbeschreibung, damit wir Ihr Anliegen erfassen, kategorisieren und an die zuständige Fachabteilung weiterleiten können.
- Widerrufs-, Vertrags- und Datenschutzanfragen: Vorgangsnummer oder Bestellnummer und konkretes Anliegen, damit eine rechtliche Einordnung und schriftliche Stellungnahme erfolgen kann.
- Gutscheininformationen: Wenn Sie den Code AKTENSAFE15 an der Kasse einlösen, verarbeiten wir die Einlösung zur Rabattprüfung im Bestellvorgang.
3. Automatisch erfasste Informationen
Beim Besuch von aktensafe.shop werden technisch notwendige Daten automatisch verarbeitet, um die Seite sicher und funktionsfähig bereitzustellen:
- IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und übertragene Datenmengen
- Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und Geräteinformationen
- Protokolldaten zur Fehleranalyse, Missbrauchserkennung und Sicherstellung der Verfügbarkeit
Diese Daten werden getrennt von Bestelldaten in Server-Logs verarbeitet und nicht zur Identifizierung einzelner Käufer zusammengeführt, außer wenn dies zur Störungsbehebung oder zur Abwehr von Angriffen erforderlich ist.
4. Transaktions- und Supportaufzeichnungen
Zur Abwicklung Ihrer Einkäufe und zur Betreuung speichern wir Transaktions- und Supportvorgänge:
- Transaktionsdaten: Bestellnummer, bestellte Marken und Artikel, Preise in EUR, angewandte Rabatte, gewählte Zahlungsart aus Kreditkarte und PayPal, Versandart und Versandkosten – kostenloser Versand ab 45,00 €, ansonsten Standardversand 8,00 € – sowie Lieferstatus und Rechnungsinformationen.
- Rückgabe- und Gewährleistungsvorgänge: Rückgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung akzeptiert; Garantieinformationen richten sich nach den jeweiligen Produktdetails und Supportangaben. Zugehörige Korrespondenz, Retouren- und Erstattungsstatus werden dokumentiert.
- Supportverlauf: E-Mail-Verläufe mit unserem Kundensupport und mit der Fachabteilung für Recht und Datenschutz, einschließlich Erfassung, Weiterleitung, Eskalation an die Teamleitung Kundenservice bzw. an die Beauftragte für Recht und Datenschutz sowie Antwortzeiten.
5. Zwecke der Verwendung
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für konkrete, nachvollziehbare Zwecke:
- Bereitstellung und Betrieb des Shops, Warenkorb- und Kassenfunktion sowie Betrugsprävention
- Abwicklung von Bestellungen, Zahlungen, Versand, Lieferung und eventuellen Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung
- Beantwortung von Beratungsanfragen vor dem Kauf, etwa zum Vergleich von Rexel, Rheita und HSM, sowie Betreuung nach dem Kauf per E-Mail
- Bearbeitung von Widerruf, Reklamation, Garantieanfragen nach Produktdetails und Supportangaben sowie Datenschutzanfragen
- Pflege von Sortiment und Lieferantenbeziehungen, Qualitätssicherung und Verbesserung unseres Services
- Erfüllung rechtlicher Pflichten, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, und Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und verwenden sie nicht für Zwecke, die über diese Erklärung hinausgehen, ohne Sie zuvor zu informieren.
6. Dienstleister und Weitergabe von Daten
Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für Betrieb und Bestellabwicklung erforderlich ist:
- Hosting- und Plattformdienstleister: technischer Betrieb von aktensafe.shop, Speicherung und Sicherung
- Versand- und Logistikpartner: Zustellung Ihrer Bestellung an die angegebene Adresse
- Zahlungsdienstleister: Abwicklung von Kreditkarten und PayPal, siehe Abschnitt 7
- E-Mail- und Support-Tools: Empfang, Kategorisierung und Weiterleitung von Anfragen an Fachteams
- Berater und Behörden: soweit zur rechtlichen Einordnung, zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich
Alle Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt, auf das notwendige Maß beschränkt und – soweit Auftragsverarbeiter – vertraglich verpflichtet.
7. Zahlungsabwicklung
Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal.
Die Zahlung wird direkt über die jeweiligen Zahlungsdienstleister abgewickelt. Dabei werden die für die Transaktion erforderlichen Daten, etwa Bestellbetrag in EUR, Bestellreferenz und zur Betrugsprüfung notwendige Angaben, an den gewählten Anbieter übermittelt. Zahlungsdaten wie vollständige Karten- oder Kontodaten werden von uns nicht auf unseren eigenen Servern gespeichert. Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise des jeweiligen Zahlungsanbieters.
8. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um den Shop nutzbar zu machen:
- Unbedingt erforderliche Cookies: Warenkorb, Kasse, Code-Einlösung von AKTENSAFE15, Sicherheit und Lastverteilung. Ohne diese funktioniert der Einkauf nicht.
- Funktionale Speicherung: etwa Spracheinstellung Deutsch und gemerkte Eingaben zur Erleichterung des Einkaufs.
- Messung und Verbesserung: nur soweit aktiviert, zur anonymisierten oder pseudonymen Auswertung von Reichweite und Nutzung zur Verbesserung von Sortiment und Servicefakten.
Sie können Cookies in Ihrem Browser verwalten, einschränken oder löschen. Bei Deaktivierung unbedingt erforderlicher Cookies können Teile von aktensafe.shop, insbesondere Warenkorb und Kaufabschluss, nicht genutzt werden.
9. Sicherheit Ihrer Daten
Wir schützen Ihre Daten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Übertragung per HTTPS, Zugriffsbeschränkung auf Fachabteilungen, Protokollierung von Supportvorgängen mit Eskalationswegen sowie regelmäßige Überprüfung von Plattform und Lieferantenprozessen. Anfragen werden strukturiert erfasst und nur an die zuständige Stelle weitergeleitet.
Bitte senden Sie uns keine vollständigen Zahlungsdaten per E-Mail und geben Sie in Supportanfragen nur die Informationen an, die wir zur Bearbeitung benötigen: Bestellnummer sofern vorhanden und kurze Anliegenbeschreibung, bei Rechts- und Datenschutzanliegen zusätzlich Vorgangsnummer und konkretes Anliegen.
10. Aufbewahrung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:
- Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Fristen
- Support- und Reklamationsvorgänge für die Dauer der Bearbeitung sowie zur Nachweisführung über Gewährleistung und Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung
- Server-Logs in der Regel kurzfristig, länger nur bei Sicherheitsvorfällen zur Aufklärung
- Rechts- und Datenschutzkorrespondenz für die Dauer der Klärung und zur Dokumentation der schriftlichen Stellungnahme
Nach Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine berechtigten Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.
11. Ihre Wahlmöglichkeiten
- Sie können Ihre Bestell- und Kontaktdaten vor Abschluss prüfen und per E-Mail berichtigen lassen.
- Sie können Cookies und Browsereinstellungen selbst verwalten.
- Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für werbliche Hinweise widersprechen, sofern wir Ihnen solche senden, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach Basistarifen entstehen.
- Sie können Support per E-Mail an support@aktensafe.shop wählen und dabei Umfang und Inhalt Ihrer Angaben selbst bestimmen; für eine schnelle Bearbeitung hilft die Angabe von Bestellnummer und Anliegenbeschreibung.
12. Ihre Anfragen zu Datenschutz, Vertrag und Widerruf
Sie haben im Rahmen der geltenden Gesetze Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie für Vertrags- und Widerrufsanfragen wenden Sie sich an unsere Fachabteilung für Recht und Datenschutz:
- E-Mail: recht@aktensafe.shop
- Bitte nennen Sie Vorgangsnummer oder Bestellnummer und Ihr konkretes Anliegen
- Bearbeitung: rechtliche Einordnung und schriftliche Stellungnahme, Eskalation an die Beauftragte für Recht und Datenschutz, Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen
Für allgemeine Anliegen und zur Weiterleitung an Fachteams bleibt die zentrale Anlaufstelle support@aktensafe.shop zuständig, mit Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages. Unser Servicefenster ist Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr, Zeitzone Europe/Berlin; Anfragen außerhalb dieser Zeiten werden am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge beantwortet.
13. Minderjährige
Unser Angebot richtet sich an geschäftsfähige Kunden für Bürobedarf und Aktenmanagement und nicht gezielt an Kinder. Bitte tätigen Minderjährige Bestellungen nur mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten. Werden uns Daten von Kindern ohne entsprechende Grundlage bekannt, löschen wir diese nach Kenntnis unverzüglich.
14. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Shop-Funktionen, Serviceprozesse oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die auf aktensafe.shop veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Aktualisierungsdatum 2026-09-29. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir im Shop darauf hin.
15. Kontakt
Akten Safe
Lindenstraße 47, 10115 Berlin, Deutschland
Shop: aktensafe.shop
Allgemeiner Kundensupport per E-Mail: support@aktensafe.shop
Rechts-, Widerrufs- und Datenschutzanfragen: recht@aktensafe.shop
Betreibergesellschaft: BüroSicher Verwaltungs GmbH – Betrieb und Pflege der Verkaufsplattform, Sortimentsauswahl und Lieferantenkoordination, Kundenbetreuung und Reklamationsabwicklung.